Facturen & Betalingen: De Complete Gids voor ZZP'ers
Een professionele factuur is meer dan een betaalverzoek - het is je visitekaartje. En wat doe je als een klant niet betaalt? In deze complete gids leer je alles over correct factureren, betalingstermijnen en het incasseren van openstaande facturen.
30 dagen
Standaard betaaltermijn
10,15%
Wettelijke rente B2B
€40
Minimum incassokosten
15e
Uiterste factuurdatum
Wat moet er op je factuur staan?
Wettelijk verplicht
Verplichte factuurgegevens
- Factuurdatum
- Uniek factuurnummer (oplopende reeks)
- Je naam/bedrijfsnaam en volledig adres
- KvK-nummer
- BTW-nummer (indien BTW-plichtig)
- Naam en adres van de klant
- Duidelijke omschrijving van geleverde dienst/product
- Leveringsdatum of periode
- Aantal en prijs per eenheid
- BTW-percentage en -bedrag (of vrijstellingsvermelding)
- Totaalbedrag exclusief en inclusief BTW
Vereenvoudigde factuur
Voor facturen onder €100 (incl. BTW) mag je een vereenvoudigde versie gebruiken:
- • Datum
- • Je naam en adres
- • Omschrijving dienst/product
- • BTW-percentage
- • Totaalbedrag
KOR factuur
Gebruik je de Kleineondernemersregeling? Vermeld dan:
Geen BTW-nummer of BTW-bedragen vermelden!
Betalingstermijnen: Wat is wettelijk toegestaan?
| Type klant | Maximale termijn | Standaard | Bijzonderheden |
|---|---|---|---|
| Grote bedrijven → ZZP | 30 dagen | 30 dagen | Sinds juli 2023 verkort! |
| MKB → ZZP | 60 dagen | 30 dagen | Alleen met goede reden langer |
| Overheid → ZZP | 30 dagen | 30 dagen | Strikt gehandhaafd |
| Consumenten | Zelf bepalen | Zelf bepalen | Geen wettelijk maximum |
Pro tip
Wettelijke rente bij te late betaling
Rente percentages 2025
Zakelijke klanten (B2B)
10,15%
Per 1 juli 2025
✓ Automatisch vanaf vervaldatum
✓ Geen aanmaning nodig
Particuliere klanten (B2C)
6%
Verlaagd vanaf 2025
✓ Na ingebrekestelling
✓ Aanmaning vereist
Stappenplan: Wat te doen bij wanbetaling?
Stap 1
Vriendelijke herinnering
Na 7 dagen: Stuur een vriendelijke reminder. Mogelijk is de factuur over het hoofd gezien.
Stap 2
Eerste aanmaning
Na 14 dagen: Formele aanmaning met nieuwe betaaldatum (7 dagen). Vermeld mogelijke gevolgen.
Stap 3
Laatste aanmaning + kosten
Na 30 dagen: Aanmaning met €40 incassokosten (B2B) en wettelijke rente. Dreig met incassobureau.
Stap 4
Incassobureau
Na 45 dagen: Schakel professioneel incassobureau in. Zij nemen contact over.
Stap 5
Deurwaarder
Na 60+ dagen: Deurwaarder start gerechtelijke procedure. Extra kosten voor debiteur.
Incassokosten: Wat mag je rekenen?
Zakelijke klanten
Minimaal €40 direct na vervaldatum, geen aanmaning nodig
Automatisch recht!
Particuliere klanten
Eerst aanmaning, dan max 15% incassokosten
Aanmaning verplicht
| Vordering | Max incassokosten B2C | Percentage |
|---|---|---|
| Tot €267 | €40 | 15% |
| €267 - €667 | €75 | 11,25% |
| €667 - €2.500 | €150 | 6% |
| €2.500 - €6.775 | €300 | 4,5% |
| Boven €6.775 | €6.775 maximum | 0,5% |
Praktische tips om betalingsproblemen te voorkomen
Vooraf regelen
- Check nieuwe klanten bij KvK en kredietbureau
- Vraag aanbetaling bij grote projecten (30-50%)
- Gebruik duidelijke algemene voorwaarden
- Spreek betalingsafspraken vooraf door
- Factureer direct na levering
Administratief op orde
- Gebruik professionele factuursoftware
- Stel automatische herinneringen in
- Houd debiteurenlijst wekelijks bij
- Bel bij twijfel direct even na
- Documenteer alle contactmomenten
Slimme preventie
- • Heldere offertes met duidelijke voorwaarden
- • Professionele facturen met alle gegevens
- • Goede relatie met je klanten
- • Snelle reactie bij vragen
Wanneer afschrijven?
Oninbare vorderingen
Soms loont het niet om door te procederen. Overweeg afschrijving bij:
- Faillissement van de klant
- Kosten hoger dan vordering
- Klant onvindbaar/buitenland
- Geen verhaalsmogelijkheden
Veelgestelde vragen
Mag ik de levering stopzetten bij wanbetaling?
Ja, maar alleen als dit in je voorwaarden staat. Bij doorlopende diensten mag je de dienstverlening opschorten na een schriftelijke waarschuwing.
Wanneer verjaart een factuur?
Na 5 jaar voor zakelijke klanten, 2 jaar voor consumenten. De termijn start op de vervaldatum van de factuur. Stuur dus op tijd aanmaningen om verjaring te voorkomen.
Moet ik BTW afdragen over oninbare facturen?
Nee, je kunt de BTW terugvragen zodra definitief vaststaat dat de vordering oninbaar is. Dit moet je wel kunnen aantonen met bijvoorbeeld een faillissementsverklaring.
Handige tools en templates
Factuur templates
Professionele templates die aan alle eisen voldoen
Direct te gebruiken
Aanmaningsbrief generator
Automatisch de juiste toon en juridische termen
Tijd besparen
Algemene voorwaarden
Bescherm jezelf met goede voorwaarden
Juridisch getoetst
Conclusie
Belangrijkste lessen:
- Correcte facturen zijn je juridische basis
- Handel snel bij betalingsachterstanden
- Ken je rechten op rente en incassokosten
- Preventie is beter dan incasseren